Team Anleitung

Zugriff auf das Teammanagement

Nachdem Sie einen Team-Plan gebucht haben, steht Ihnen der Teambereich zur Verfügung. Sie können diesen auf zwei Wegen erreichen: Zum einen finden Sie einen direkten Link in der Navigationsleiste, zum anderen können Sie über die Dashboard-Seite im Bereich "Schnellzugriff" darauf zugreifen.

Überblick über das Teammanagement

Wenn Sie die Teammanagement-Seite zum ersten Mal öffnen, werden Sie zwei Tabellen und eine Funktion zum Erstellen von Teammitgliedern vorfinden. Die Tabellen werden zunächst leer sein, da Sie als Administrator nicht als bearbeitbares Teammitglied gelten.

Verwaltung der Teammitglieder-Anzahl

In der Schaltfläche "Teammitglied erstellen" werden Sie oben rechts eine Zahl sehen - diese zeigt Ihnen an, wie viele Teammitglieder Sie noch hinzufügen können. Wichtig zu verstehen ist, dass sich diese Zahl auf die verfügbaren Plätze für "aktive" Teammitglieder bezieht. Das bedeutet: Wenn Sie ein aktives Teammitglied archivieren oder löschen, erhöht sich die Zahl der verfügbaren Plätze. Umgekehrt verringert sich diese Zahl, sobald Sie ein neues Teammitglied erstellen oder ein bereits archiviertes Teammitglied wiederherstellen.

Sollten Sie keine freien Plätze mehr zur Verfügung haben, gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können entweder Platz schaffen, indem Sie bestehende Teammitglieder archivieren oder löschen, oder Sie können Ihren Team-Plan erweitern, um zusätzliche Teammitglieder-Plätze freizuschalten.

Neues Teammitglied erstellen

Beim Erstellen eines neuen Teammitglieds müssen Sie folgende Informationen angeben:

Zunächst benötigen Sie einen Namen oder eine Kennung für das Teammitglied. Hier haben Sie völlige Freiheit - Sie können einen Namen, ein Kürzel, eine ID oder ein anderes Erkennungsmerkmal verwenden. Wichtig ist nur, dass dieses Feld ausgefüllt wird, da es der grundlegenden Identifikation dient.

Da sich Teammitglieder selbst in das System einloggen müssen, ist die Vergabe eines Passworts erforderlich. Keine Sorge - sollte ein Teammitglied sein Passwort vergessen oder möchte es ändern, können Sie dies jederzeit anpassen.

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist optional. Für den Login verwenden Teammitglieder ohnehin eine automatisch generierte ID, die sich von der von Ihnen gewählten Kennung unterscheidet. Die E-Mail-Adresse dient in erster Linie dazu, dass das Teammitglied Benachrichtigungen über den Status von Tests der Testpersonen erhalten kann - beispielsweise wenn ein Test abgeschlossen wurde oder überfällig ist. Das Teammitglied kann später selbst entscheiden, ob und welche dieser Benachrichtigungen es erhalten möchte.

Zuletzt können Sie noch die Position des Teammitglieds festlegen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit unterschiedlichen Rollen arbeiten. Sie können hier beispielsweise "Praktikant", "Teammitglied", "Psychologe" oder andere passende Bezeichnungen eintragen.

Befugnisse und Rollen

Grundlegendes zu Befugnissen

Wenn Sie Teammitgliedern Befugnisse zuweisen, gillt immer folgendes: Unabhängig von den gewährten Rechten kann kein Teammitglied jemals den eigenen Account (von Ihnen zugewiesen) oder Ihren persönlichen Administrator-Account bearbeiten. Auch der Zugriff auf administrative Funktionen, wie etwa die Verwaltung des Abonnements, bleibt den Teammitgliedern verwehrt.

Detaillierte Beschreibung der Befugnisse

Eigene Tests & Vorbereitungsdokumente

Wenn Sie einem Teammitglied die Befugnis "Eigene Digitaltests erstellen" zuweisen, erhält es umfassende Möglichkeiten zur Entwicklung digitaler Tests. Mit dieser Berechtigung kann das Teammitglied den Testdesigner nutzen, um eigene digitale Tests zu erstellen. Dabei geht die Befugnis über die reine Erstellung hinaus - das Teammitglied kann seine selbst erstellten Tests auch bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.
Wenn Sie einem Teammitglied die Befugnis " Eigene Papiertests erstellen" zuweisen, erhält es umfassende Möglichkeiten zur Entwicklung von Papiertests. Mit dieser Berechtigung kann das Teammitglied den Testdesigner nutzen, um eigene Papierests zu erstellen. Dabei geht die Befugnis über die reine Erstellung hinaus - das Teammitglied kann seine selbst erstellten Tests auch bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.
Die Befugnis "Eigene Vorbereitungsdokumente erstellen" ermöglicht es Teammitgliedern, eigenständig Vorbereitungsdokumente zu entwickeln. Wie bei den Tests haben sie auch hier alle Verwaltungsmöglichkeiten: Sie können ihre Dokumente bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.

Tests & Vorbereitungsdokumente vom Teammitgliedern

Die Befugnis "Tests & Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern ansehen" ermöglicht einen lesenden Zugriff auf die Arbeit anderer Teammitglieder. Wichtig dabei ist: Diese Berechtigung beschränkt sich auf "fertiggestellte" Tests und Dokumente. Das bedeutet, dass ein Teammitglied nur die Materialien einsehen kann, die von anderen Teammitgliedern bereits als "fertiggestellt" markiert wurden. Mit dieser Grundberechtigung können keine Änderungen vorgenommen werden - das Duplizieren, Löschen oder Teilen der Materialien ist ebenfalls nicht möglich.
Mit dieser Berechtigung können Teammitglieder sowohl fertiggestellte als auch noch in Entwicklung befindliche Tests und Dokumente anderer Teammitglieder bearbeiten. Sie erhalten zudem die Möglichkeit, diese zu duplizieren, zu löschen und mit anderen zu teilen.

Tests vorbereiten / durchführen

Mit der Befugnis "Digitaltests erstellen" erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, digitale Tests für konkrete Testungen vorzubereiten und durchzuführen. Diese Berechtigung ist entscheidend für die praktische Durchführung von Testungen.
Mit der Befugnis "Papiertests erstellen" erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, Papiertests für konkrete Testungen vorzubereiten und durchzuführen. Diese Berechtigung ist entscheidend für die praktische Durchführung von Testungen.
Mit der Befugnis "Testbatterien erstellen" erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, aus bestehenden öffentlichen, eigenen sowie (wenn zugelassen) aus Teamtests eine Testbatterie zusammenzustellen. Diese können sie dann in der Testvorbereitung/-erstellung auswählen. Testbatterien sind aktuell nur bei digitalen Tests anwendbar.
Mit der Befugnis "Tests & Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern zur Auswahl zulassen" können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung und bei der Zusammenstellung von Testbatterien auf die fertiggestellten Tests & Vorbereitungsdokumente der Teammitglieder zugreifen.
Mit der Befugnis "Testpersonen von Teammitgliedern zur Auswahl zulassen" können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung auch die Testpersonen von anderen Teammitgliedern auswählen. Das bedeutet nicht, dass sie die Testperson übernehmen und damit die Zuständigkeit übertragen bekommen. Sie gelten dann nur als einmalige "Testbegleitung".
Mit der Befugnis "Teammitglieder als Testbegleitung zur Auswahl zulassen" können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung auch andere Teammitglieder auswählen. Das bedeutet, sie können Tests anderen Teammitgliedern zuordnen. Diese Befugnis ist administrativ praktisch.

Tests ansehen / bearbeiten

Mit der Befugnis "Tests von Teammitgliedern einsehbar" können Teammitglieder die vorbereiteten, begonnenen und beendeten Tests von anderen Teammitgliedern sehen. Das bedeutet, alle Tests von Teammitgliedern werden in der "Testübersicht" angezeigt. Die Befugnis erlaubt Einblick in die Tests und Testergebnisse. Bearbeitungen sind nicht zugelassen.
Mit der Befugnis "Tests von Teammitgliedern bearbeitbar" können Teammitglieder die vorbereiteten, begonnenen und abgeschlossenen Tests von anderen Teammitgliedern bearbeiten und löschen.

Testpersonen

Mit der Befugnis "Testpersonen erstellen" können Teammitglieder selbst eigene Testpersonen erstellen. Diese Befugnis bezieht sich auch auf die Erstellung von Testpersonen bei der Vorbereitung/Erstellung von digitalen und Papiertests.
Mit der Befugnis "Testpersonen für Teammitglieder erstellen" können Teammitglieder bei der Erstellung von Testpersonen auch andere Teammitglieder für die Zuständigkeit auswählen. Somit erstellen sie Testpersonen für andere (administrativ).
Mit der Befugnis "Testpersonen von Teammitgliedern einsehbar" können Teammitglieder die Testpersonen von anderen Teammitgliedern ansehen. Sie können sie nicht bearbeiten.
Mit der Befugnis "Testpersonen von Teammitgliedern bearbeiten" können Teammitglieder die Testpersonen von anderen Teammitgliedern bearbeiten und löschen.

Accounteinstellungen

Mit der Befugnis "Eigenen Benutzernamen ändern" können Teammitglieder ihren eigenen Benutzernamen in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.
Mit der Befugnis "Eigene E-Mail ändern" können Teammitglieder die E-Mail (Teammitglied) in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.
Mit der Befugnis "Eigenes Passwort ändern" können Teammitglieder ihr Passwort in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.

Teambefugnisse

Mit der Befugnis "Team ansehen" können Teammitglieder auf den Teammanagement-Bereich zugreifen und die anderen Teammitglieder sehen. Sie können jedoch nur die Tabelle sehen und haben keinen Zugriff auf die Befugnisse und können kein Mitglied bearbeiten.
Mit der Befugnis "Teammitglieder erstellen" können Teammitglieder selbst Teammitglieder erstellen. Sie können sie jedoch nach Erstellung nicht mehr bearbeiten.
Mit der Befugnis "Teammitglieder bearbeiten" können Teammitglieder selbst Teammitglieder bearbeiten. Sie können sich nicht selbst bearbeiten oder den Haupt-Account-Besitzer ändern.

Sonstiges

Zuständigkeit und Testbegleitung

Im System gibt es zwei wichtige Rollen, die Teammitglieder in Bezug auf Testpersonen einnehmen können: die Zuständigkeit und die Testbegleitung.

Die Zuständigkeit ist eine dauerhafte Rolle. Wenn ein Teammitglied als zuständig für eine Testperson festgelegt wird, bedeutet dies eine permanente Verantwortlichkeit für diese Person (die jedoch übertragen werden kann).

Die Testbegleitung hingegen ist flexibler und kann von Test zu Test variieren. Ein praktisches Beispiel: Teammitglied A ist generell für Testperson X zuständig. Dennoch kann Teammitglied B eine einzelne Testung bei Testperson X durchführen. In diesem Fall ist Teammitglied B der Testbegleiter, während Teammitglied A weiterhin die grundsätzliche Zuständigkeit behält. Diese Unterscheidung ist besonders praktisch beim Einsatz von Praktikanten - sie können als Testbegleiter Tests durchführen, ohne die generelle Zuständigkeit für die Testpersonen zu übernehmen.

Archivierung von Teammitgliedern

Wenn Sie sich entscheiden, ein Teammitglied zu archivieren, hat dies folgende Auswirkungen:

Alle Testpersonen, für die dieses Mitglied zuständig war, werden ebenfalls archiviert.
Bereits abgeschlossene Tests dieser Testpersonen werden mit archiviert.
Noch nicht abgeschlossene Tests werden gelöscht.

Wiederherstellung von Teammitgliedern

Bei der Wiederherstellung eines archivierten Teammitglieds werden automatisch auch alle zugehörigen Testpersonen und deren abgeschlossene Tests wiederhergestellt. Dies betrifft alle Testpersonen, für die das Teammitglied die Zuständigkeit hatte.

Löschen von Teammitgliedern

Das Löschen eines Teammitglieds hat folgende Konsequenzen:

Alle Testpersonen, für die das gelöschte Mitglied zuständig war, werden ebenfalls gelöscht.
Sämtliche Tests dieser Testpersonen werden unwiderruflich gelöscht.
Bei Tests, bei denen das gelöschte Mitglied lediglich als Testbegleiter fungierte, wird die Testbegleitung automatisch auf die zuständige Person übertragen.

Übertragung von Testpersonen

Bevor Sie ein Teammitglied archivieren oder löschen, haben Sie die Möglichkeit, die zugehörigen Testpersonen und Tests zu übertragen. Dies können Sie auf zwei Arten tun:

Einzelübertragung: Sie können für jede Testperson individuell die Zuständigkeit auf ein anderes Teammitglied übertragen.
Massenübertragung: Für eine effizientere Übertragung wählen Sie bei dem zu archivierenden oder zu löschenden Teammitglied die Option "Testpersonen übertragen". Geben Sie dort einfach die ID des Zielmitglieds ein, also des Teammitglieds, das die Testpersonen übernehmen soll. Mit einem Klick auf "Übertragen" wird der Prozess abgeschlossen.