Teammanagement

Nachdem Sie einen Team-Plan gebucht haben, steht Ihnen der Teambereich zur Verfügung. Sie erreichen diesen auf zwei Wegen:

• Über den direkten Link in der Navigationsleiste
• Über die Dashboard-Seite im Bereich Verwaltung

Wenn Sie die Teammanagement-Seite zum ersten Mal öffnen, finden Sie zwei Tabellen und eine Funktion zum Erstellen von Teammitgliedern vor. Die Tabellen sind zunächst leer, da Sie als Teamleitung nicht als bearbeitbares Teammitglied gelten.

Wichtig zu verstehen ist, dass sich diese Zahl auf die verfügbaren Plätze für aktive Teammitglieder bezieht:

• Wenn Sie ein aktives Teammitglied archivieren oder löschen, erhöht sich die Zahl der verfügbaren Plätze
• Wenn Sie ein neues Teammitglied erstellen oder ein archiviertes wiederherstellen, verringert sich die Zahl

Sollten Sie keine freien Plätze mehr haben, können Sie entweder bestehende Teammitglieder archivieren bzw. löschen oder Ihren Team-Plan erweitern, um zusätzliche Plätze freizuschalten.

Beim Erstellen eines neuen Teammitglieds müssen Sie folgende Informationen angeben:

Name oder Kennung

Sie benötigen einen Namen oder eine Kennung für das Teammitglied. Sie haben hier völlige Freiheit – Sie können einen Namen, ein Kürzel, eine ID oder ein anderes Erkennungsmerkmal verwenden. Wichtig ist nur, dass dieses Feld ausgefüllt wird, da es der grundlegenden Identifikation dient.

Passwort

Da sich Teammitglieder selbst in das System einloggen müssen, ist die Vergabe eines Passworts erforderlich. Sollte ein Teammitglied sein Passwort vergessen oder ändern möchten, können Sie dies jederzeit anpassen.

E-Mail-Adresse (optional)

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist optional. Für den Login können Teammitglieder die automatisch generierte ID verwenden, die sich von der von Ihnen gewählten Kennung unterscheidet. Es kann auch die E-Mail-Adresse für den Login genutzt werden.

Die E-Mail-Adresse dient dazu, dass das Teammitglied Benachrichtigungen über den Status von Tests der Testpersonen erhalten kann – beispielsweise wenn ein Test abgeschlossen wurde oder überfällig ist. Das Teammitglied kann später selbst entscheiden, ob und welche Benachrichtigungen es erhalten möchte.

Position (optional)

Sie können die Position des Teammitglieds festlegen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit unterschiedlichen Rollen arbeiten. Hier können Sie beispielsweise „Praktikant", Verwaltung", „Psychologe" oder andere passende Bezeichnungen eintragen.

Personalisierungen übernehmen

Dieser Schalter ist voreingestellt aktiv. Das neue Teammitglied startet dann mit den Personalisierungen Ihres Hauptkontos statt mit den Grundeinstellungen: Logo, Starteinstellungen, Einstellungen zu E-Mail-Benachrichtigungen, die Übersicht und Ihre E-Mail-Vorlagen.

Die Werte werden einmalig beim Anlegen kopiert. Das Teammitglied kann sie danach selbst ändern, sofern es die Befugnis „Eigene Personalisierung ändern" besitzt, und spätere Änderungen an Ihrem Hauptkonto wirken sich nicht mehr auf bereits angelegte Teammitglieder aus. Die Zuordnung von E-Mail-Vorlagen zu einzelnen Tests und Testbatterien wird nicht übernommen, da sie sich auf Ihre eigenen Tests bezieht.

Detaillierte Beschreibung der Befugnisse

Eigene Tests & Vorbereitungsdokumente einrichten

• Eigene Digitaltests erstellen

  Mit dieser Befugnis erhält das Teammitglied umfassende Möglichkeiten zur Entwicklung digitaler Tests. Es kann die Testentwicklung nutzen, um eigene digitale Tests zu erstellen. Die Befugnis geht über die reine Erstellung hinaus – das Teammitglied kann seine selbst erstellten Tests auch bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.

• Eigene Papiertests erstellen

  Mit dieser Befugnis erhält das Teammitglied umfassende Möglichkeiten zur Entwicklung von Papiertests. Es kann die Testentwicklung nutzen, um eigene Papiertests zu erstellen. Die Befugnis geht über die reine Erstellung hinaus – das Teammitglied kann seine selbst erstellten Tests auch bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.

• Eigene Vorbereitungsdokumente erstellen

  Diese Befugnis ermöglicht es Teammitgliedern, eigenständig Vorbereitungsdokumente zu entwickeln. Wie bei den Tests haben sie auch hier alle Verwaltungsmöglichkeiten: Sie können ihre Dokumente bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.

Tests & Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern

• Tests & Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern ansehen

  Diese Befugnis ermöglicht einen lesenden Zugriff auf die Arbeit anderer Teammitglieder. Wichtig: Diese Berechtigung beschränkt sich auf fertiggestellte Tests und Dokumente. Mit dieser Grundberechtigung können keine Änderungen vorgenommen werden – das Duplizieren, Löschen oder Teilen ist ebenfalls nicht möglich.

• Tests & Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern bearbeiten

  Mit dieser Berechtigung können Teammitglieder sowohl fertiggestellte als auch noch in Entwicklung befindliche Tests und Dokumente anderer Teammitglieder bearbeiten. Sie erhalten zudem die Möglichkeit, diese zu duplizieren, zu löschen und mit anderen zu teilen.

Tests vorbereiten / durchführen

• Digitaltests erstellen

  Mit dieser Befugnis erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, digitale Tests für konkrete Testungen vorzubereiten und durchzuführen. Diese Berechtigung ist entscheidend für die praktische Durchführung von Testungen.

• Papiertests erstellen

  Mit dieser Befugnis erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, Papiertests für konkrete Testungen vorzubereiten und durchzuführen. Diese Berechtigung ist entscheidend für die praktische Durchführung von Testungen.

• Testbatterien erstellen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder aus bestehenden öffentlichen, eigenen sowie (wenn zugelassen) aus Teamtests eine Testbatterie zusammenstellen. Diese können sie dann in der Testvorbereitung/-erstellung auswählen. Testbatterien sind aktuell nur bei digitalen Tests anwendbar.

• Tests & Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern zur Auswahl zulassen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung und bei der Zusammenstellung von Testbatterien auf die fertiggestellten Tests & Vorbereitungsdokumente der Teammitglieder zugreifen.

• Testpersonen von Teammitgliedern zur Auswahl zulassen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung auch die Testpersonen von anderen Teammitgliedern auswählen. Das bedeutet nicht, dass sie die Testperson übernehmen und damit die Zuständigkeit übertragen bekommen. Sie gelten dann nur als einmalige Testbegleitung.

• Teammitglieder als Testbegleitung zur Auswahl zulassen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung auch andere Teammitglieder als Testbegleitung auswählen. Das bedeutet, sie können Tests anderen Teammitgliedern zuordnen. Diese Befugnis ist administrativ besonders praktisch.

Tests ansehen / bearbeiten

• Tests von Teammitgliedern einsehbar

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die vorbereiteten, begonnenen und beendeten Tests von anderen Teammitgliedern sehen. Das bedeutet, alle Tests von Teammitgliedern werden in der Testübersicht angezeigt. Die Befugnis erlaubt Einblick in die Tests und Testergebnisse. Bearbeitungen sind nicht zugelassen.

  Welche dieser Tests in der Testübersicht und auf dem Dashboard tatsächlich auftauchen, hängt zusätzlich von der Befugnis Testpersonen von Teammitgliedern einsehbar ab. Fehlt sie, bleiben die Tests ausgeblendet, die zu einer Testperson eines anderen Teammitglieds gehören.

• Tests von Teammitgliedern bearbeitbar

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die vorbereiteten, begonnenen und abgeschlossenen Tests von anderen Teammitgliedern bearbeiten und löschen.

Testpersonen

• Testpersonen erstellen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder selbst eigene Testpersonen erstellen. Diese Befugnis bezieht sich auch auf die Erstellung von Testpersonen bei der Vorbereitung/Erstellung von digitalen und Papiertests.

• Testpersonen für Teammitglieder erstellen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Erstellung von Testpersonen auch andere Teammitglieder für die Zuständigkeit auswählen. Somit erstellen sie Testpersonen für andere (administrativ).

• Testpersonen von Teammitgliedern einsehbar

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die Testpersonen von anderen Teammitgliedern ansehen. Sie können sie nicht bearbeiten.

  Die Befugnis wirkt außerdem auf die Tests: Ohne sie blenden die Testübersicht und das Dashboard die Tests aus, die zu einer Testperson eines anderen Teammitglieds gehören, auch wenn die Befugnis Tests von Teammitgliedern einsehbar gesetzt ist. Sichtbar bleiben Tests zu den eigenen Testpersonen. Sonst stünde in der Übersicht ein Name, den das Teammitglied gar nicht sehen darf.

• Testpersonen von Teammitgliedern bearbeiten

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die Testpersonen von anderen Teammitgliedern bearbeiten und löschen.

Accounteinstellungen

• Eigenen Benutzernamen ändern

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder ihren eigenen Benutzernamen in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.

• Eigene E-Mail ändern

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die E-Mail-Adresse (Teammitglied) in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.

• Eigenes Passwort ändern

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder ihr Passwort in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.

• Eigene Personalisierung ändern

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder den Bereich Personalisierung öffnen und dort alles ändern, was er enthält: Logo, Starteinstellungen, Einstellungen zu E-Mail-Benachrichtigungen, die Übersicht und die E-Mail-Vorlagen.

  Ohne die Befugnis ist der Bereich für das Teammitglied nicht erreichbar, auch nicht über einen direkten Link. Die Personalisierung gilt jeweils nur für das Teammitglied selbst und wirkt sich nicht auf Ihr Konto oder auf andere Teammitglieder aus. Zusätzlich muss Ihr Abonnement die Personalisierung enthalten.

Teambefugnisse

• Team ansehen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder auf den Teammanagement-Bereich zugreifen und die anderen Teammitglieder sehen. Sie können jedoch nur die Tabelle sehen und haben keinen Zugriff auf die Befugnisse. Sie können kein Mitglied bearbeiten.

• Teammitglieder erstellen

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder selbst Teammitglieder erstellen. Sie können diese jedoch nach der Erstellung nicht mehr bearbeiten.

• Teammitglieder bearbeiten

  Mit dieser Befugnis können Teammitglieder andere Teammitglieder bearbeiten. Sie können sich nicht selbst bearbeiten oder den Haupt-Account-Besitzer ändern.

Wo Sie die Filter einstellen

Öffnen Sie den Teambereich . Über den Tabellen finden Sie die Karte Teamleitung (Sie) mit der Schaltfläche Anzeigefilter. Dort setzen Sie die gewünschten Haken und speichern mit Anzeigefilter speichern.

Die verfügbaren Anzeigefilter

• Nur eigene Testpersonen anzeigen

  Es werden in den unterschiedlichen Tabellen und Auswahllisten nur eigene Testpersonen angezeigt, also die Testpersonen, für die Sie selbst zuständig sind. Das betrifft die Testpersonen-Übersicht und die Auswahl der Testperson bei der Testerstellung.

  Zusätzlich verschwinden aus der Testübersicht und vom Dashboard die Tests, die zu einer Testperson eines Teammitglieds gehören. Sonst stünde dort weiterhin ein Name, den Sie gerade ausgeblendet haben. Tests ohne Testperson und Tests zu Ihren eigenen Testpersonen bleiben in beiden Listen stehen.

  Bei Teammitgliedern entsprechen diesem Filter die Befugnisse Testpersonen von Teammitgliedern einsehbar und Testpersonen von Teammitgliedern zur Auswahl zulassen.

• Bei der Testerstellung nur eigene Tests und Vorbereitungsdokumente zur Auswahl

  Die Auswahl von Tests und Vorbereitungsdokumenten zeigt nur die öffentlichen Tests und Ihre eigenen Tests und Vorbereitungsdokumente, die Sie im Bereich Testentwicklung fertiggestellt haben.

  Der Filter wirkt in der Testvorbereitung, bei Multipapier, im Testbatterie-Editor und bei der Zuordnung von E-Mail-Vorlagen. Testbatterien Ihres Teams bleiben in jedem Fall auswählbar, denn Testbatterien sieht das ganze Team ohnehin.

  Bei Teammitgliedern entspricht diesem Filter die Befugnis Tests und Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern zur Auswahl zulassen.

• Nur sich selbst als Testbegleitung zur Auswahl

  Bei der Testerstellung wird keine Auswahl der Testbegleitung angeboten, Sie sind immer selbst die Testbegleitung. Das gilt für die einzelne Testerstellung und für Multipapier: Das Auswahlfeld wird dann gar nicht erst angezeigt.

  Bei Teammitgliedern entspricht diesem Filter die Befugnis Teammitglieder als Testbegleitung zur Auswahl zulassen.

Die Anzeigefilter gelten nur für Sie. An den Befugnissen Ihrer Teammitglieder ändern sie nichts, und Sie können sie jederzeit wieder abwählen.

Zuständigkeit

Die Zuständigkeit ist eine dauerhafte Rolle. Wenn ein Teammitglied als zuständig für eine Testperson festgelegt wird, bedeutet dies eine permanente Verantwortlichkeit für diese Person (die jedoch übertragen werden kann).

Die Zuständigkeit hängt an der Testperson. Sie wird beim Anlegen oder Bearbeiten der Testperson festgelegt und entscheidet mit darüber, wer die Testperson und deren Tests im Team überhaupt zu sehen bekommt.

Testbegleitung

Die Testbegleitung hingegen ist flexibler und kann von Test zu Test variieren.

Die Testbegleitung hängt am einzelnen Test. Sie wird bei der Testerstellung festgelegt und entscheidet, wer den Test in der eigenen Testübersicht führt und die Benachrichtigungen dazu bekommt.

Praktisches Beispiel

Teammitglied A ist für Testperson X zuständig. Bei einer der drei Testungen springt Teammitglied B ein und führt sie durch. B ist für diesen einen Test die Testbegleitung, die Zuständigkeit für die Testperson bleibt trotzdem bei A.

Praxisnutzen: Diese Unterscheidung ist besonders praktisch beim Einsatz von Praktikanten – sie können als Testbegleiter Tests durchführen, ohne die generelle Zuständigkeit für die Testpersonen zu übernehmen.

Wenn Sie ein Teammitglied archivieren, hat dies folgende Auswirkungen:

• Alle Testpersonen, für die dieses Mitglied zuständig war, werden ebenfalls archiviert
• Bereits abgeschlossene Tests dieser Testpersonen werden mit archiviert
• Noch nicht abgeschlossene Tests werden gelöscht

Bei der Wiederherstellung eines archivierten Teammitglieds werden automatisch auch alle zugehörigen Testpersonen und deren abgeschlossene Tests wiederhergestellt. Dies betrifft alle Testpersonen, für die das Teammitglied die Zuständigkeit hatte.

Das Löschen eines Teammitglieds hat folgende Konsequenzen:

• Alle Testpersonen, für die das gelöschte Mitglied zuständig war, werden ebenfalls gelöscht
• Sämtliche Tests dieser Testpersonen werden unwiderruflich gelöscht
• Bei Tests, bei denen das gelöschte Mitglied lediglich als Testbegleiter fungierte, wird die Testbegleitung automatisch auf die zuständige Person übertragen

Bevor Sie ein Teammitglied archivieren oder löschen, haben Sie die Möglichkeit, die zugehörigen Testpersonen und Tests zu übertragen:

Option 1: Einzelübertragung

Sie können für jede Testperson individuell die Zuständigkeit auf ein anderes Teammitglied übertragen.

Option 2: Massenübertragung

Für eine effizientere Übertragung wählen Sie bei dem zu archivierenden oder zu löschenden Teammitglied die Option Testpersonen übertragen. Geben Sie dort die ID des Zielmitglieds ein, also des Teammitglieds, das die Testpersonen übernehmen soll. Mit einem Klick auf Übertragen wird der Prozess abgeschlossen.

Übertragen werden alle Testpersonen, für die das Mitglied zuständig ist, sowie sämtliche Tests des Mitglieds, auch Tests, bei denen es nur als Testbegleitung eingetragen ist. Eigene Tests aus der Testentwicklung, Testbatterien und Vorbereitungsdokumente wechseln ebenfalls zum Zielmitglied.

Andere Geräte übernehmen die Änderung im Tresor über die Gerätesynchronisierung beim nächsten Öffnen des Tresors. Ist die Synchronisierung ausgeschaltet, exportieren Sie nach der Aktion ein Tresor-Backup und importieren es auf den anderen Geräten. Das Fenster bietet den Export direkt an. Die Tests auf dem Server sind in beiden Fällen sofort bearbeitet.