Teammanagement

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie das Teammanagement nutzen und Teammitglieder mit verschiedenen Befugnissen verwalten können.

Hinweis: Die Teammanagement-Funktionen stehen Ihnen nur mit einem Team-Plan zur Verfügung.

Zugriff auf das Teammanagement

Nachdem Sie einen Team-Plan gebucht haben, steht Ihnen der Teambereich zur Verfügung. Sie erreichen diesen auf zwei Wegen:

Über den direkten Link in der Navigationsleiste
Über die Dashboard-Seite im Bereich Schnellzugriff

Überblick über das Teammanagement

Wenn Sie die Teammanagement-Seite zum ersten Mal öffnen, finden Sie zwei Tabellen und eine Funktion zum Erstellen von Teammitgliedern vor. Die Tabellen sind zunächst leer, da Sie als Administrator nicht als bearbeitbares Teammitglied gelten.

Verwaltung der Teammitglieder-Anzahl

In der Schaltfläche Teammitglied erstellen sehen Sie oben rechts eine Zahl – diese zeigt an, wie viele Teammitglieder Sie noch hinzufügen können.

Wichtig zu verstehen ist, dass sich diese Zahl auf die verfügbaren Plätze für aktive Teammitglieder bezieht:

Wenn Sie ein aktives Teammitglied archivieren oder löschen, erhöht sich die Zahl der verfügbaren Plätze
Wenn Sie ein neues Teammitglied erstellen oder ein archiviertes wiederherstellen, verringert sich die Zahl

Sollten Sie keine freien Plätze mehr haben, können Sie entweder bestehende Teammitglieder archivieren bzw. löschen oder Ihren Team-Plan erweitern , um zusätzliche Plätze freizuschalten.

Neues Teammitglied erstellen

Beim Erstellen eines neuen Teammitglieds müssen Sie folgende Informationen angeben:

Name oder Kennung

Sie benötigen einen Namen oder eine Kennung für das Teammitglied. Sie haben hier völlige Freiheit – Sie können einen Namen, ein Kürzel, eine ID oder ein anderes Erkennungsmerkmal verwenden. Wichtig ist nur, dass dieses Feld ausgefüllt wird, da es der grundlegenden Identifikation dient.

Passwort

Da sich Teammitglieder selbst in das System einloggen müssen, ist die Vergabe eines Passworts erforderlich. Sollte ein Teammitglied sein Passwort vergessen oder ändern möchten, können Sie dies jederzeit anpassen.

E-Mail-Adresse (optional)

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist optional. Für den Login verwenden Teammitglieder eine automatisch generierte ID, die sich von der von Ihnen gewählten Kennung unterscheidet.

Die E-Mail-Adresse dient dazu, dass das Teammitglied Benachrichtigungen über den Status von Tests der Testpersonen erhalten kann – beispielsweise wenn ein Test abgeschlossen wurde oder überfällig ist. Das Teammitglied kann später selbst entscheiden, ob und welche Benachrichtigungen es erhalten möchte.

Position (optional)

Sie können die Position des Teammitglieds festlegen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit unterschiedlichen Rollen arbeiten. Hier können Sie beispielsweise „Praktikant", „Teammitglied", „Psychologe" oder andere passende Bezeichnungen eintragen.

Befugnisse und Rollen

Grundlegendes zu Befugnissen

Wichtig: Unabhängig von den gewährten Befugnissen kann kein Teammitglied jemals den eigenen Account oder Ihren persönlichen Administrator-Account bearbeiten. Der Zugriff auf administrative Funktionen wie die Verwaltung des Abonnements bleibt den Teammitgliedern ebenfalls verwehrt.

Detaillierte Beschreibung der Befugnisse

Eigene Tests & Vorbereitungsdokumente

Mit dieser Befugnis erhält das Teammitglied umfassende Möglichkeiten zur Entwicklung digitaler Tests. Es kann die Testentwicklung nutzen, um eigene digitale Tests zu erstellen. Die Befugnis geht über die reine Erstellung hinaus – das Teammitglied kann seine selbst erstellten Tests auch bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.
Mit dieser Befugnis erhält das Teammitglied umfassende Möglichkeiten zur Entwicklung von Papiertests. Es kann die Testentwicklung nutzen, um eigene Papiertests zu erstellen. Die Befugnis geht über die reine Erstellung hinaus – das Teammitglied kann seine selbst erstellten Tests auch bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.
Diese Befugnis ermöglicht es Teammitgliedern, eigenständig Vorbereitungsdokumente zu entwickeln. Wie bei den Tests haben sie auch hier alle Verwaltungsmöglichkeiten: Sie können ihre Dokumente bearbeiten, duplizieren, löschen und teilen.

Tests & Vorbereitungsdokumente von Teammitgliedern

Diese Befugnis ermöglicht einen lesenden Zugriff auf die Arbeit anderer Teammitglieder. Wichtig: Diese Berechtigung beschränkt sich auf fertiggestellte Tests und Dokumente. Mit dieser Grundberechtigung können keine Änderungen vorgenommen werden – das Duplizieren, Löschen oder Teilen ist ebenfalls nicht möglich.
Mit dieser Berechtigung können Teammitglieder sowohl fertiggestellte als auch noch in Entwicklung befindliche Tests und Dokumente anderer Teammitglieder bearbeiten. Sie erhalten zudem die Möglichkeit, diese zu duplizieren, zu löschen und mit anderen zu teilen.

Tests vorbereiten / durchführen

Mit dieser Befugnis erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, digitale Tests für konkrete Testungen vorzubereiten und durchzuführen. Diese Berechtigung ist entscheidend für die praktische Durchführung von Testungen.
Mit dieser Befugnis erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, Papiertests für konkrete Testungen vorzubereiten und durchzuführen. Diese Berechtigung ist entscheidend für die praktische Durchführung von Testungen.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder aus bestehenden öffentlichen, eigenen sowie (wenn zugelassen) aus Teamtests eine Testbatterie zusammenstellen. Diese können sie dann in der Testvorbereitung/-erstellung auswählen. Testbatterien sind aktuell nur bei digitalen Tests anwendbar.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung und bei der Zusammenstellung von Testbatterien auf die fertiggestellten Tests & Vorbereitungsdokumente der Teammitglieder zugreifen.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung auch die Testpersonen von anderen Teammitgliedern auswählen. Das bedeutet nicht, dass sie die Testperson übernehmen und damit die Zuständigkeit übertragen bekommen. Sie gelten dann nur als einmalige Testbegleitung.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Testvorbereitung/-erstellung auch andere Teammitglieder als Testbegleitung auswählen. Das bedeutet, sie können Tests anderen Teammitgliedern zuordnen. Diese Befugnis ist administrativ besonders praktisch.

Tests ansehen / bearbeiten

Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die vorbereiteten, begonnenen und beendeten Tests von anderen Teammitgliedern sehen. Das bedeutet, alle Tests von Teammitgliedern werden in der Testübersicht angezeigt. Die Befugnis erlaubt Einblick in die Tests und Testergebnisse. Bearbeitungen sind nicht zugelassen.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die vorbereiteten, begonnenen und abgeschlossenen Tests von anderen Teammitgliedern bearbeiten und löschen.

Testpersonen

Mit dieser Befugnis können Teammitglieder selbst eigene Testpersonen erstellen. Diese Befugnis bezieht sich auch auf die Erstellung von Testpersonen bei der Vorbereitung/Erstellung von digitalen und Papiertests.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder bei der Erstellung von Testpersonen auch andere Teammitglieder für die Zuständigkeit auswählen. Somit erstellen sie Testpersonen für andere (administrativ).
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die Testpersonen von anderen Teammitgliedern ansehen. Sie können sie nicht bearbeiten.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die Testpersonen von anderen Teammitgliedern bearbeiten und löschen.

Accounteinstellungen

Mit dieser Befugnis können Teammitglieder ihren eigenen Benutzernamen in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder die E-Mail-Adresse (Teammitglied) in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder ihr Passwort in den Account-Einstellungen ändern. Sie können diese Änderung jederzeit überschreiben.

Teambefugnisse

Mit dieser Befugnis können Teammitglieder auf den Teammanagement-Bereich zugreifen und die anderen Teammitglieder sehen. Sie können jedoch nur die Tabelle sehen und haben keinen Zugriff auf die Befugnisse. Sie können kein Mitglied bearbeiten.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder selbst Teammitglieder erstellen. Sie können diese jedoch nach der Erstellung nicht mehr bearbeiten.
Mit dieser Befugnis können Teammitglieder andere Teammitglieder bearbeiten. Sie können sich nicht selbst bearbeiten oder den Haupt-Account-Besitzer ändern.

Sonstiges

Zuständigkeit und Testbegleitung

Im System gibt es zwei wichtige Rollen, die Teammitglieder in Bezug auf Testpersonen einnehmen können: die Zuständigkeit und die Testbegleitung.

Zuständigkeit

Die Zuständigkeit ist eine dauerhafte Rolle. Wenn ein Teammitglied als zuständig für eine Testperson festgelegt wird, bedeutet dies eine permanente Verantwortlichkeit für diese Person (die jedoch übertragen werden kann).

Testbegleitung

Die Testbegleitung hingegen ist flexibler und kann von Test zu Test variieren.

Praktisches Beispiel

Szenario:

Teammitglied A ist generell für Testperson X zuständig (dauerhafte Rolle)
Teammitglied B führt eine einzelne Testung bei Testperson X durch

Ergebnis:

Teammitglied B ist für diesen Test der Testbegleiter (einmalige Rolle)
Teammitglied A behält die grundsätzliche Zuständigkeit für die Testperson

Praxisnutzen: Diese Unterscheidung ist besonders praktisch beim Einsatz von Praktikanten – sie können als Testbegleiter Tests durchführen, ohne die generelle Zuständigkeit für die Testpersonen zu übernehmen.

Archivierung von Teammitgliedern

Wenn Sie ein Teammitglied archivieren, hat dies folgende Auswirkungen:

Alle Testpersonen, für die dieses Mitglied zuständig war, werden ebenfalls archiviert
Bereits abgeschlossene Tests dieser Testpersonen werden mit archiviert
Noch nicht abgeschlossene Tests werden gelöscht

Wiederherstellung von Teammitgliedern

Bei der Wiederherstellung eines archivierten Teammitglieds werden automatisch auch alle zugehörigen Testpersonen und deren abgeschlossene Tests wiederhergestellt. Dies betrifft alle Testpersonen, für die das Teammitglied die Zuständigkeit hatte.

Löschen von Teammitgliedern

Das Löschen eines Teammitglieds hat folgende Konsequenzen:

Alle Testpersonen, für die das gelöschte Mitglied zuständig war, werden ebenfalls gelöscht
Sämtliche Tests dieser Testpersonen werden unwiderruflich gelöscht
Bei Tests, bei denen das gelöschte Mitglied lediglich als Testbegleiter fungierte, wird die Testbegleitung automatisch auf die zuständige Person übertragen

Übertragung von Testpersonen

Bevor Sie ein Teammitglied archivieren oder löschen, haben Sie die Möglichkeit, die zugehörigen Testpersonen und Tests zu übertragen:

Option 1: Einzelübertragung

Sie können für jede Testperson individuell die Zuständigkeit auf ein anderes Teammitglied übertragen.

Option 2: Massenübertragung

Für eine effizientere Übertragung wählen Sie bei dem zu archivierenden oder zu löschenden Teammitglied die Option Testpersonen übertragen. Geben Sie dort die ID des Zielmitglieds ein, also des Teammitglieds, das die Testpersonen übernehmen soll. Mit einem Klick auf Übertragen wird der Prozess abgeschlossen.